Dodavatelé posílají atesty (materiálové certifikáty) e-mailem na
atesty@3qm.cz. Systém je odtud sám vybírá, přečte z nich údaje
a přiřadí je k položkám objednávek. Většinu zvládne bez člověka — uloží
certifikát na SharePoint do složky dodavatele pod jednotným názvem.
Do kontroly jde jen to, čím si systém není jistý. Vaším úkolem je
tyhle případy rozhodnout: opravit údaje, nebo určit, ke které položce
objednávky certifikát patří.
Dvě záložky = dva druhy práce
Záložka
Co to znamená
Co udělat
Zkontrolovat a schválit
Systém si nebyl jistý tím, co z PDF přečetl (spolehlivost pod 80 %).
Otevřete PDF, porovnejte vyplněná pole, opravte co nesedí, schvalte.
Přiřadit k položce
Údaje jsou v pořádku, ale není jasné, ke které položce objednávky certifikát patří.
Vyberte položku ze seznamu pod kartou tlačítkem použít.
Fronta se prochází po jednom záznamu. Šipkami Předchozí /
Další se posouváte, číslo uprostřed říká, kolikátý ze kolika máte
před sebou. Odbavený záznam zmizí a naskočí další.
Tři tlačítka, tři různé konce
Uložit rozpracované
Uloží opravy, ale certifikát zůstane ve frontě. Použijte,
když nemůžete dokončit hned — třeba si musíte zjistit číslo položky.
Zamítnout
Certifikát se vyřadí z evidence a přestane se počítat do pokrytí
objednávky. Použijte, když dokument do systému nepatří — třeba
dodavatel přiložil cizí nebo špatný soubor.
Schválit
Certifikát se do 30 minut uloží zákazníkovi do složky dodavatele
pod názvem, který je uvedený nad tlačítky u „Uloží se jako".
Když u „Uloží se jako" svítí oranžově „nelze určit", chybí něco,
z čeho se název skládá — číslo objednávky, SKU nebo tavba. Schválit to jde,
ale soubor se zákazníkovi neuloží a bude čekat, dokud údaj nedoplníte.
Systém se na to před schválením zeptá.
Zamítnutí neodstraní soubor, který už u zákazníka leží. Pokud se
certifikát stihl uložit dřív, zamítnutím zmizí z evidence, ale soubor ve
složce zůstane a je potřeba ho smazat ručně. Systém vás na to upozorní
a ukáže cestu k souboru.
Co znamenají štítky u dodavatele
položka určena
Systém našel na objednávce položku, které certifikát odpovídá.
více možností
Sedělo by víc položek naráz. Systém schválně nehádá — vyberte správnou.
položka neurčena
Žádná položka objednávky neodpovídá. Vyberte ji ručně.
Spolehlivost vedle štítku říká, nakolik si systém věří tím, co z PDF
přečetl. Pod 80 % jde záznam vždycky na kontrolu.
Systém se od vás učí
Když přiřadíte certifikát k položce, systém si zapamatuje spojení
kód dodavatele → naše SKU. Příští dodávka téhož dílu se pak napáruje
sama a do fronty vůbec nepřijde. Čím víc případů odbavíte, tím kratší
fronta bude.
Naučí se to jen z položky, která na objednávce opravdu existuje —
právě proto vybíráte ze seznamu a nepíšete číslo ručně. Kdyby se systém
učil z překlepu, šířil by ho dál na všechny další dodávky.
Hlášky nad frontou
„… čeká na načtení objednávky" — certifikát dorazil dřív než
objednávka z Heliosu. Nic nedělejte, objeví se sám, jakmile objednávka
doputuje do systému.
„… je mimo schválených 9 hlavních dodavatelů" — tyto certifikáty
se evidují, ale do kontroly ani do statistik nevstupují.
„K tomuto e-mailu nepatří žádný dodací list" — číslo objednávky
pochází z předmětu e-mailu nebo přímo z certifikátu. Ověřte ho v PDF.
Přehled objednávek
Druhá záložka ukazuje, kolik položek objednávky už má atest a kolik
chybí. Hledat jde podle čísla objednávky. U každé položky je stav
má atest /
chybí atest /
nevyžaduje se.
Pokrytí nikdy nebude 100 %. U části položek dodavatel atest prostě
neposlal — to nespraví žádné doladění systému, je to věc reklamace
u dodavatele. Do procent se navíc nepočítají položky, které atest
nevyžadují (spojovací materiál, těsnění a podobně).
Když si nevíte rady
Nevíte, ke které položce certifikát patří? Nechte ho ve frontě
(Uložit rozpracované) a zeptejte se. Špatné přiřazení je horší
než žádné — systém se z něj naučí chybu.
PDF nejde otevřít? Odkaz na soubor je platný omezenou dobu.
Načtěte stránku znovu.
Něco nesedí a nevypadá to jako váš případ? Poznamenejte to do
pole Poznámka a uložte — zůstane to u záznamu.